Diagnóstico y propuesta de actuación para la mejora de la accesibilidad y usabilidad de ReA (Repositorio institucional del IAPH) como herramienta para la investigación y estudio del Patrimonio Cultural.

Pilar Acosta

Funding Area: Community governance / Gobernanza comunitaria

Problem Statement: El Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico se ha dotado de un repositorio institucional para transferir el conocimiento generado y así cumplir con su compromiso con el acceso abierto al conocimiento científico. Este repositorio cumple con la mayoría de requerimientos técnicos y funcionales para garantizar la interoperabilidad de los contenidos, pero no ha realizado el análisis de necesidades informativas que requieren los distintos usuarios que lo consultan y utilizan. Entendemos que es necesario conocer las demandas de la comunidad usuaria en cuanto a las necesidades de información y acceso a los contenidos para poder realmente cumplir con los compromisos y responsabilidades institucionalmente adquiridos. Los objetivos que se plantean son: 1. Conocer las necesidades informacionales de la comunidad usuaria 2. Establecer un diagnóstico sobre la usabilidad y accesibilidad de ReA 3. Proponer las mejoras concretas que aseguren dicha usabilidad y accesibilidad 4. Establecer las sinergias necesarias para crear una comunidad profesional colaborativa 5. Establecer los cauces de comunicación que aseguren la interelación con la comunidad usuaria 6. Detectar los vacíos informacionales El fin último, es doble: por un lado, asegurar la usabilidad y accesibilidad de los contenidos que se difunden en abierto por parte de la sociedad; y, por otro, generar relaciones de apoyo y aprendizaje colaborativo con otras instituciones y profesionales que se enfrentan a proyectos similares.

Proposed Activities: El proyecto se organiza en actividades de carácter transversal y soporte, y actividades operativas. Las primeras estarán integradas por las tareas de gestión necesarias para poder desarrollar los objetivos del proyecto y se ejecutarán de forma continuada durante toda la duración del mismo. Las segundas responden a la consecución de los objetivos específicos que se plantean para conseguir el resultado esperado. Las actividades de carácter transversal que se plantean para poder garantizar los resultados del proyecto son: la planificación y seguimiento, que incluiría la elaboración y actualización del cronograma y el establecimiento de los canales de comunicación entre los agentes implicados; la actividad de coordinación encargada de organizar y distribuir los recursos, las tareas, el modo y los plazos; y la tarea de comunicación y gestión documental, que garantice tanto la correcta distribución como el buen uso de la información generada. En cuanto a las actividades operativas que serán las encaminadas a la consecución de los objetivos específicos, se plantea en orden cronológico, las siguientes: 1. Elaboración de encuesta y envío de formulario para la detección de necesidades de la comunidad usuaria. 2. Análisis de la información recopilada y elaboración de informe preliminar. 3. Organización y realización de un taller de expertos 4. Elaboración del Informe diagnóstico y propuesta de actuación 5. Presentación y difusión de resultados y elaboración de memoria final. En cuanto a la actividad 1, la comunidad usuaria contemplada para el envío de la encuesta serían las aproximadamente 3000 personas registradas en la herramienta (3077 a 24 de julio de 2023). Por su parte, la actividad 3, la organización y realización del Taller de Expertos, contempla reunir a instituciones y personas con infraestructuras similares y contenidos parecidos, tales como la Universidad de Sevilla, el Instituto del Patrimonio Cultural de España, y/o el Consejo Superior de Investigaciones Científicas. Cronograma aproximado: Diciembre de 2023: Reunión de lanzamiento; Enero – mayo de 2024: Actividades operativas 1 y 2; Junio de 2024: Actividad operativa 3; Julio – octubre de 2024: Actividad operativa 4; Octubre – diciembre de 2024: Actividad operativa 5

Openness: El repositorio del IAPH, es una infraestructura abierta que se enmarca dentro de las políticas de actuación de la institución a través del “Programa de actuaciones para el conocimiento abierto” del vigente Plan estratégico; y por otro, de la “Política de Acceso Abierto” del IAPH, aprobada el 8 de octubre de 2020 mediante la que se asumen los postulados del movimiento open access. Los contenidos del repositorio tienen licencia creative commons, estando en la actualidad pendiente de la implementación de la licencia Creative Commons 4.0 Internacional. El proyecto está directamente relacionado con la capacidad de acceso abierto a los recursos por parte de la sociedad, ya que se pretende conseguir una mejor experiencia de uso y acceso por parte de las personas que utilizan los recursos contenidos en el repositorio. Además involucra directamente a la comunidad usuaria, ya que parte de su propio análisis y visión. En la actualidad, el repositorio tiene registrado un total de 3077 usuarios/as a los que se dirigirá la detección de necesidades a través de un formulario. Por otro lado, se abrirá el estudio, la reflexión y el debate a la comunidad académica y/o profesional a través de la realización del taller de expertos, actividad de carácter colaborativo de la que deberán salir las principales conclusiones y líneas de actuación. Actividad que además pretende tener una continuación a través de la creación de un grupo de trabajo a futuro.

Challenges: El principal desafío es romper las barreras entre los emisores de recursos y las personas demandantes de los mismos a través de la creación de los canales de comunicación que permitan interactuar en las dos direcciones: no sólo de la institución a la ciudadanía; sino también de esta a la institución. Además se quieren conocer cuáles son las demandas concretas de la comunidad usuaria en cuanto a las necesidades de información y acceso a los contenidos y datos para poder realmente cumplir con los compromisos y responsabilidades institucionalmente adquiridos. Algunas de las cuestiones a las que se les intenta dar respuesta con el proyecto serían: ¿cuáles son los contenidos más interesantes para la comunidad usuaria?, ¿tienen claro los tipos de acceso?, ¿qué dificultades encuentran a la hora de buscar los contenidos?, ¿la interfaz de resultados, es suficiente?, ¿existen campos de búsqueda que no se están comtemplando?, ¿existen formatos poco reutilizables?, ¿cómo quieren descargar la información?, ¿tienen claro cómo pueden usar los contenidos?, ¿pueden interoperar con ello?, ¿qué tipo de ayuda necesitan para interoperar con el repositorio?, ¿hay alguna materia que esté poco desarrollada?, ¿es fácil, en general, interoperar y encontrar lo que se necesita?, de cara al nuevo contexto de la gestión de datos, ¿qué datos son interesante para la comunidad usuaria, sobre todo investigadora?, ¿en qué formatos?, ¿cómo necesitan interoperar con ellos?..etc.

Neglectedness: En la actualidad no hay ninguna fuente de financiación externa a la institución que nos permita llevar a cabo el proyecto. La institución podría correr con los gastos de personal pero no tendría presupuesto para financiar las actividades de carácter operativo.

Success: Los indicadores de calidad planteados para el proyecto serían: • Formulario elaborado. Cantidad: 1. • Número de encuentas enviadas sobre el número de usuarios/as registradas en el repositorio. Al menos 3000. • Número de encuentas atendidas sobre el número de encuestas enviadas. Al menos 50%. • Informe preliminar elaborado. Cantidad: 1. • Taller de experto celebrado. Dos jornadas de trabajo. • Diagnóstico y propuesta de actuación elaborada. Cantidad: 1. • Actividades de difusión de resultados: web, redes sociales y presentación a la institución. Cantidad: 3. • Artículo científico publicado. Cantidad: 1. • Memoria final de proyecto elaborada. Cantidad: 1. Al final se debería tener una propuesta de actuación con una hoja de ruta que a corto – medio plazo permitiera llevar a cabo las mejoras necesarias para conseguir que la experiencia de uso y la reutilización de los contenidos del repositorio por parte de la comunidad usuaria fuera mejor.

Total Budget: 17249,22$

Affiliations: Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico

LMIE Carveout: No

Team Skills: El equipo de trabajo es multidisciplinar y está conformado por perfiles profesionales relacionados con la publicación y edición de contenidos, el archivo y la selección de los mismos y/o el mantenimiento de los sistemas y las infraestructuras de información. En concreto se propone un equipo de trabajo integrado por: • Dos técnicos/as especialista en gestión documental y archivo • Dos técnico/a especialista en gestión de la información del patrimonio cultural • Un/a técnico/a especialista en gestión y edición de publicaciones • Un/a técnico/a especialista en infraestructuras y nuevas tecnologías Las principales competencias de este equipo de trabajo son: Conocimiento en materia de patrimonio cultural, conocimiento en gestión de proyectos, legislación y normativa sobre patrimonio cultural, legislación y normativa sobre gestión de la información, normalización terminológica, sistemas de gestión de la información, documentación del patrimonio, archivística, digitalización, entorno web y técnicas de organización.

How Did You Hear About This Call: Word of mouth (e.g. conversations and emails from IOI staff, friends, colleagues, etc.) / Boca a boca (por ejemplo, conversaciones y correos electrónicos del personal del IOI, amigos, colegas, etc.)

Submission Number: 53